Utforming av RFQ-skjema i utvikling av industrinettsteder

Utforming av RFQ-skjema er en del av utviklingen av industrinettsteder: skjemaet skal hjelpe en kjøper med å forklare et behov uten å kreve en full spesifikasjon ved første kontakt. Et godt skjema samler nok informasjon til at teamet kan avgjøre neste trinn, og gjør utfallet av innsendingen tydelig.

Begynn med personen som mottar forespørselen. Spør hvilke manglende detaljer som ofte hindrer et nyttig svar. Skill deretter mellom informasjon som trengs for å rute forespørselen og informasjon som først trengs senere for å lage et bindende tilbud. Dette gir hvert felt en grunn til å finnes.

Definer den første beslutningen teamet må ta

En leverandør av standardkomponenter kan trenge produktreferanse, antall og leveringsland. En underleverandør innen produksjon kan først trenge en kort beskrivelse og en mulighet til å diskutere en tegning. En industrivedlikeholder kan trenge utstyrstype og tjenestested. Ett langt, universelt spørreskjema løser sjelden alle tre oppgavene godt.

Skriv et akseptansekriterium for første kontakt: «Vi kan identifisere ønsket tjeneste og kontakte kjøperen for å avklare spesifikasjonen.» Bruk det til å utfordre foreslåtte obligatoriske felt. Hvis en detalj ikke endrer den første handlingen, vurder å gjøre den valgfri eller samle den inn senere.

Dette er også en nyttig avgrensning når dere planlegger nettsideutvikling for industrien. Avtal arbeidsflyt og mottaker før skjemaets utseende velges.

Velg obligatoriske felt bevisst

Hold feltetiketter synlige og merk valgfri informasjon tydelig. En plassholder kan vise et eksempel, men bør ikke erstatte etiketten når besøkende begynner å skrive. Forklar ukjente spørsmål ved siden av feltet, fremfor å forvente at kjøperen tolker en intern forkortelse.

Informasjon	Når den hjelper ved første kontakt	Nyttig behandling
Navn og e-post	Teamet trenger noen å svare	Tydelige etiketter og praktisk validering
Produkt eller tjeneste	Forespørselen må rutes	Overfør det besøkende har valgt
Antall	Volum påvirker videre samtale	Vis enhet og tillat et anslag der det er passende
Leverings- eller tjenestested	Geografisk dekning påvirker gjennomførbarhet	Be om detaljnivået som faktisk trengs
Ønsket tidspunkt	Tidsplanen påvirker egnethet	Skill ønsket dato fra en bekreftet frist
Telefonnummer	En samtale kan avklare forespørselen	La det være valgfritt med mindre prosessen faktisk krever det

Ikke krev organisasjonsnummer, full postadresse eller innkjøpsbudsjett bare fordi et annet nettsted spør om det. Hvert tilleggskrav må støtte deres egen prosess.

Bevar produktinformasjonen kjøperen allerede har gitt

Når en besøkende åpner en forespørsel fra en produktside, overfør navn og referanse til skjemaet. Ta med valgte alternativer og antall når det er relevant. Vis en kort oppsummering som kan kontrolleres før innsending.

En hypotetisk forespørsel om platemateriale kan for eksempel vise materiale, tykkelse, platestørrelse og antall. Hvis et alternativ endres, oppdater både den synlige oppsummeringen og informasjonen som sendes. En oppsummering som ser riktig ut mens e-posten inneholder et eldre valg, er en funksjonsfeil.

Bruk stabile referanser sammen med lesbare etiketter. For forespørsler med flere varer må oppføringene kunne kontrolleres og fjernes. Veiledningen om katalogstruktur dekker dataene som gjør denne overføringen pålitelig.

Vis ekstra spørsmål bare når de gjelder

Betingede felt kan redusere unødvendig arbeid hvis reglene er enkle. Valget «installasjonstjeneste» kan vise et spørsmål om anleggets plassering, mens «reservedel» kan vise en modellreferanse. Unngå å skjule viktige krav frem til siste innsendingstrinn.

Når et valg endres, fjern irrelevante skjulte svar fra forespørselen som sendes. Hold navigasjonen forståelig for tastaturbrukere og gjør nye kontroller tilgjengelige for hjelpemidler. Test både tilbakegang til tidligere valg og videre fremdrift.

Behandle filopplasting som en separat driftsbeslutning. Definer tillatte formater, størrelsesgrenser, tilgang, lagring og sletting før kundetegninger samles inn. Hvis virksomheten ikke har en egnet prosess, tilby en avtalt oppfølgingskanal i stedet for en dekorativ opplastingsknapp.

Utform for en kjøper på telefon

Bruk én kolonne i korte skjemaer, behagelige kontroller og inndatatyper tilpasset e-post eller telefon. Tillat realistiske internasjonale telefonformater. Vis feil ved relevant felt og behold alt besøkende allerede har fylt inn.

Et popupvindu må holde seg innenfor tilgjengelig visningsområde når tastaturet åpnes. Innholdet skal kunne rulles uten at lukkeknappen skjules eller at sidelengs bevegelse blir nødvendig. Kontroller lange produktnavn, oversatte etiketter og større tekst, ikke bare et tomt skjema på en datamaskin.

Be en person utenfor prosjektet fylle ut en representativ forespørsel på telefon. Se hvor personen stopper for å tolke en etikett eller mister sammenhengen med produktet som er valgt.

Behandle levering og tilbakemelding som deler av skjemaet

Definer separate tilstander for sending, akseptert innsending og feil. Hindre utilsiktede dobbeltklikk mens en forespørsel behandles. Bruk en avgrenset ventetid og forklar et usikkert utfall uten å sende samme forespørsel på nytt i det skjulte.

En akseptert innsending beviser ikke at en selger har lest meldingen. Bekreftelsen skal si hva systemet faktisk har bekreftet og hva besøkende kan vente videre. Lov bare en svartid virksomheten kan holde.

Test levering til avtalt mottaker og undersøk feltene som kom frem, inkludert produktvalg. Test også nettverksfeil og forsinket svar. Disse kontrollene hører hjemme i akseptanseplanen for redesign når et eksisterende skjema erstattes.

Vurder kvaliteten på forespørslene, ikke bare antallet

Spør salg om forespørslene inneholder nok sammenheng til å starte en nyttig samtale. Noter gjentatte misforståelser og juster den relevante siden eller feltet. Flere innsendinger alene dokumenterer ikke bedre kommersiell egnethet.

Hold forklaringen på produkt- eller tjenestesiden like sterk som skjemaet. Korrekt innhold på produsentnettsider hjelper kunden med å forstå hva de skal spørre om før de kommer til forespørselen.

Hvis dere spesifiserer en ny arbeidsflyt, diskuter mottaksprosessen med ENQAVIA. Ta med spørsmålene teamet gjentatte ganger stiller etter den første e-posten. De er et praktisk utgangspunkt for å avgjøre hva nettstedet skal samle inn.